E-posta nasıl çalışır? SMTP, IMAP ve POP3 farkı ve doğru port ayarları

E-posta, internetin en eski ve hâlâ en yaygın kullanılan hizmetlerinden biri. Ama arka planda nasıl çalıştığını bilmek, "e-postam neden gitmiyor?" ya da "telefonumda neden görünmüyor?" sorularını çözmenin anahtarı.

Bir e-postanın yolculuğu

ayse@ornek.com, mehmet@firma.com.tr adresine bir e-posta gönderiyor:

1. Ayşe'nin e-posta istemcisi (Outlook, Thunderbird, telefonundaki uygulama) e-postayı SMTP protokolüyle kendi giden posta sunucusuna gönderir. Sunucu, Ayşe'nin kullanıcı adı ve şifresiyle kimlik doğrulaması ister.
2. Ayşe'nin posta sunucusu, alıcının alan adı olan firma.com.tr için DNS'te MX kaydını sorgular. MX kaydı, bu alan adının e-postalarını hangi sunucunun kabul ettiğini söyler.
3. Ayşe'nin sunucusu, yine SMTP ile Mehmet'in posta sunucusuna bağlanır ve e-postayı teslim eder. Bu aşamada alıcı sunucu SPF, DKIM ve DMARC kontrollerini yapar, spam filtrelerinden geçirir.
4. E-posta, Mehmet'in sunucusundaki posta kutusuna yerleştirilir.
5. Mehmet'in e-posta istemcisi, posta kutusuna IMAP ya da POP3 ile bağlanır ve e-postayı okur.

Yani SMTP göndermek ve sunucular arasında taşımak için, IMAP ve POP3 ise posta kutusundan okumak için kullanılır.

IMAP ve POP3 farkı

POP3 (Post Office Protocol): E-postaları sunucudan cihaza indirir ve varsayılan olarak sunucudan siler. 1980'lerden kalma bir yaklaşım: E-postayı tek bir bilgisayarda okuyacaksınız.

Sorunları:

• Telefonda okuduğunuz bir e-posta bilgisayarda görünmez ya da tersi.
• Bilgisayar bozulursa e-postalar da gider.
• Klasörler, okundu bilgisi ve gönderilmiş öğeler cihazlar arasında senkronize olmaz.

IMAP (Internet Message Access Protocol): E-postalar sunucuda kalır. İstemciler yalnızca sunucudaki posta kutusunun bir görünümünü gösterir. Telefonda okuduğunuz bir e-posta, bilgisayarda da okunmuş görünür. Klasörler her yerde aynıdır. Gönderilen e-postalar sunucudaki "Gönderilmiş" klasörüne kaydedilir.

Bugün birden fazla cihaz kullanan herkes için doğru seçim IMAP'tir. POP3'ü yalnızca posta kutusu kotası çok küçükse ya da e-postaları bilinçli olarak tek bir yerde arşivlemek istiyorsanız kullanın. Bu durumda da istemcide "sunucuda bir kopya bırak" seçeneğini işaretleyin.

Hangi port?

E-posta istemcisi ayarlarında karşınıza çıkan port numaraları kafa karıştırıcıdır. Kısa ve güncel tablo:

Görev              Port   Şifreleme                Kullanım
-----------------  -----  -----------------------  -------------------------
Okuma  - IMAP      993    SSL/TLS (baştan şifreli)  Önerilen
Okuma  - IMAP      143    STARTTLS                  Eski, mümkünse kullanmayın
Okuma  - POP3      995    SSL/TLS                   POP3 gerekiyorsa
Gönder - SMTP      465    SSL/TLS (baştan şifreli)  Önerilen
Gönder - SMTP      587    STARTTLS                  Yaygın ve geçerli
Sunucular arası    25     STARTTLS (isteğe bağlı)   İstemciler için değil

İki şifreleme yöntemi arasındaki fark:

• SSL/TLS (implicit TLS): Bağlantı en baştan şifreli kurulur.
• STARTTLS: Bağlantı önce şifresiz kurulur, sonra "şifrelemeye geçelim" komutuyla TLS başlatılır. Güvenli çalışabilir, ama istemci şifrelemeyi zorunlu tutmazsa araya giren biri bu komutu silerek bağlantıyı şifresiz bırakabilir.

Güncel öneri (RFC 8314), istemcilerin mümkün olduğunda baştan şifreli bağlantıları (993 ve 465) kullanmasıdır. 587 ve STARTTLS de yaygın şekilde desteklenir ve doğru ayarlandığında güvenlidir.

25 numaralı port neden çalışmıyor?

25, posta sunucularının birbirine teslim için kullandığı porttur. Ev ve mobil internet sağlayıcılarının çoğu ile bulut sağlayıcılarının bir kısmı, spam gönderen virüslü bilgisayarları engellemek için bu portta dışarı giden bağlantıları kapatır. E-posta istemcinizde giden sunucu olarak 25'i değil, 465 ya da 587'yi kullanın.

Web sitesinden e-posta göndermek

İletişim formları, sipariş bildirimleri ve şifre sıfırlama e-postaları çoğu zaman sunucunun mail() fonksiyonuyla doğrudan gönderilir. Bu e-postalar sık sık spam'e düşer, çünkü:

• Web sunucusunun IP'si alan adının SPF kaydında olmayabilir.
• DKIM imzası eklenmez.
• Sunucunun IP adresi daha önce başkaları tarafından kötüye kullanılmış olabilir.

Çözüm, siteden giden e-postaları da gerçek bir posta sunucusu ya da e-posta gönderim servisi üzerinden, SMTP ile ve kimlik doğrulayarak göndermektir. WordPress'te bunun için bir SMTP eklentisi, kendi uygulamanızda ise PHPMailer ya da Symfony Mailer gibi bir kütüphane kullanılabilir.

Sorun giderme ipuçları

• E-posta gitmiyor: İstemcideki giden sunucu ayarlarını kontrol edin: doğru port, doğru şifreleme ve "giden sunucu kimlik doğrulaması gerektirir" seçeneği işaretli olmalı.
• E-posta gidiyor ama karşıya ulaşmıyor: Gönderilen e-postanın sunucudan geri dönen bir hata bildirimi (bounce) olup olmadığına bakın. Bu bildirim, sorunun sebebini genellikle açıkça yazar: geçersiz adres, dolu posta kutusu ya da SPF/DMARC hatası.
• Bağlantıyı test etmek:

openssl s_client -connect mail.ornek.com:993 -quiet
openssl s_client -connect mail.ornek.com:587 -starttls smtp

Bu komutlar sunucunun ilgili portta cevap verip vermediğini ve TLS sertifikasının geçerli olup olmadığını gösterir.

E-posta göründüğünden çok daha fazla parçadan oluşan bir sistem. Ama protokollerin görevlerini ve doğru portları bildiğinizde, sorunların büyük kısmı birkaç dakikada çözülür.